Il 5 marzo è scattato l’obbligo del collegamento tra Pos e registratori telematici, e l'Agenzia delle Entrate, con le Faq del 10 marzo, ha dovuto mettere una pezza su alcuni aspetti pratici che non erano stati del tutto chiariti, come la posizione di chi opera in franchising o di chi, per una svista, ha comunicato la restituzione di un terminale che invece è ancora lì, sul bancone.
13/03/2026 - Dal 5 marzo 2026 è operativo il nuovo servizio dell’Agenzia delle Entrate che introduce il cosiddetto “collegamento logico” tra gli strumenti di pagamento elettronici, come i Pos, e i registratori telematici, quelli che comunemente chiamiamo casse. Si tratta di un obbligo previsto dalla Legge di Bilancio 2025 e disciplinato da un provvedimento dello stesso Agenzia delle Entrate dello scorso 31 ottobre 2025, che richiede agli esercenti di associare in via informatica l’identificativo del Pos alla matricola del registratore telematico, o, in alternativa, alla procedura web del Documento commerciale online. Non c’è alcun vincolo fisico o tecnico tra i dispositivi, nessun cavo da aggiungere o connessione Bluetooth da impostare: è una pura operazione di censimento che si fa online, accedendo al portale Fatture e Corrispettivi con le proprie credenziali Spid o Cie. E qui, come spesso accade quando si introducono novità che coinvolgono decine di migliaia di attività, sono emersi casi particolari che hanno richiesto un chiarimento urgente da parte del Fisco. Il nodo del franchising e dei Pos restituiti per errore L’Agenzia delle Entrate, con due nuove Faq pubblicate il 10 marzo 2026, è intervenuta per risolvere altrettanti dubbi operativi che stavano creando non poca confusione tra i contribuenti. Il primo riguarda la gestione del collegamento per chi lavora in franchising. In molti casi, infatti, il Pos utilizzato nel punto vendita è intestato al franchisor, mentre il registratore telematico, quello che memorizza e trasmette i corrispettivi, fa capo alla partita Iva del franchisee, il singolo affiliato. La domanda era lecita: in una situazione del genere, chi deve fare il collegamento? La risposta dell’Agenzia è netta: l’obbligo sussiste comunque. Il fatto che il terminale di pagamento non sia intestato all’esercente non lo esonera dall’adempimento. La soluzione pratica, spiegano dalle Entrate, è quella di inserire manualmente i dati identificativi del Pos del franchisor, che non compare nell’elenco automatico dei dispositivi del franchisee proprio per la mancata titolarità, e procedere poi al collegamento con il proprio registratore telematico. Il secondo chiarimento riguarda un errore in cui è facile incappare. Può capitare, infatti, che un esercente, magari durante una riorganizzazione dei propri dispositivi, abbia comunicato telematicamente la restituzione di un Pos, escludendolo di fatto dall’elenco di quelli disponibili per il collegamento. Se ci si accorge di averlo fatto per errore, il terminale non sarà più visibile nella procedura web. In questo caso, spiega l’Agenzia, non resta che procedere con un nuovo inserimento manuale dei dati del dispositivo, così da ripristinarlo e renderlo nuovamente selezionabile per l’abbinamento alla cassa. Controlli incrociati e sanzioni per chi non si adegua L’obiettivo di questa manovra, come è facile intuire, è quello di rendere i controlli fiscali molto più efficienti. Con il collegamento logico, i dati dei pagamenti elettronici e quelli degli scontrini viaggiano insieme e vengono incrociati dall’Agenzia delle Entrate. Il sistema è progettato per far emergere immediatamente eventuali discrepanze tra quanto incassato con il Pos e quanto risulta certificato dal registratore telematico. Le verifiche, stando a quanto si apprende, si concentreranno principalmente su alcune categorie di attività, individuate in base a criteri di rischio, ma è chiaro che l’architettura del sistema permette un monitoraggio continuo e capillare. I dati vengono trasmessi su base giornaliera, e questo significa che il Fisco ha la possibilità di confrontare quasi in tempo reale i flussi finanziari con la dichiarazione dei corrispettivi. Per chi non dovesse mettersi in regola, il rischio è concreto. Le sanzioni previste per il mancato collegamento logico tra Pos e registratore telematico sono salate: si va da un minimo di 1.000 euro fino a un massimo di 4.000 euro. E non è tutto, perché in caso di violazioni particolarmente gravi, non sono escluse sanzioni accessorie che potrebbero arrivare fino alla sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività. A questo si aggiungono le pene per l’omessa o tardiva trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici, che prevedono 100 euro per ogni violazione, con un tetto massimo di 1.000 euro a trimestre. In sostanza, ignorare la scadenza del 5 marzo o sbagliare la procedura può costare caro. Le tempistiche per adeguarsi e la gestione dei casi complessi La finestra per adeguarsi, comunque, è ancora aperta. Per i Pos già attivi nel mese di gennaio 2026, gli esercenti hanno a disposizione 45 giorni di tempo dalla data di attivazione del servizio, che è stata appunto il 5 marzo, per comunicare i collegamenti. Significa che, salvo proroghe dell’ultima ora che al momento non sono all’orizzonte, la scadenza per questa prima tornata cade intorno al 19 aprile. Per i nuovi Pos attivati a partire da febbraio, invece, il collegamento dovrà essere registrato in una finestra che va dal sesto giorno all’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione. Un meccanismo a scorrimento, insomma, che obbliga gli esercenti a tenere sotto controllo il calendario. Le stesse regole valgono per eventuali modifiche, come la sostituzione di un terminale o l’attivazione di un nuovo registratore. L’Agenzia, per venire incontro alle difficoltà, ha messo a disposizione una serie di strumenti: una guida operativa, un manuale, e una sezione di Faq in continuo aggiornamento, proprio come quelle del 10 marzo. Per chi ha più punti vendita, o gestisce situazioni complesse con più Pos collegati a più casse, è consigliabile una ricognizione preliminare di tutte le matricole e gli indirizzi delle unità locali, per evitare di perdersi nella procedura online.