Pos e cassa, il collegamento obbligatorio e il rebus degli apparecchi “fantasma” da eliminare

19/03/2026 ECONOMIA Preferisci Informazione.News su Google

Redazione Economia   -   Il nuovo obbligo, quello che impone il collegamento tra il registratore telematico e il dispositivo per i pagamenti elettronici, è entrato nel vivo con l’attivazione della procedura web sul portale Fatture e Corrispettivi, avvenuta lo scorso 5 marzo. In linea di principio, il meccanismo disegnato dall’Agenzia delle Entrate, in attuazione della Manovra 2025, sembra lineare: si accede all’area riservata, si incrociano i dati identificativi del Pos con la matricola della cassa e si certifica il legame tra i due strumenti. Tuttavia, la pratica quotidiana sta rivelando una casistica più sfumata, a partire dalla comparsa di dispositivi negli elenchi automatici che gli esercenti non riconoscono come propri. Questi dati, forniti all’Amministrazione finanziaria dagli operatori finanziari (gli acquirer), potrebbero riferirsi a contratti di convenzionamento mai sottoscritti o a vecchi terminali mai formalmente dismessi, creando un’incongruenza che espone il contribuente a potenziali futuri controlli.

Per risolvere questo scostamento tra la realtà operativa e ciò che il Fisco vede nei propri database, la stessa procedura web offre la possibilità di rimuovere quelle voci non desiderate. Si tratta, in sostanza, di un passaggio necessario per comunicare all’Amministrazione finanziaria la totale estraneità rispetto a quei contratti o a quei terminali specifici, evitando che l’ente di controllo possa ipotizzare una mancata memorizzazione dei corrispettivi proprio per quei canali di pagamento. L’eliminazione definitiva dalla lista, effettuabile tramite le funzionalità di “Gestione collegamenti”, rappresenta quindi un atto dovuto per chi, trovandosi di fronte a un Pos fantasma – magari attivato in passato da un dipendente o riconducibile a una pratica mai perfezionata – intende mettersi in regola preventivamente, evitando così di incorrere nelle sanzioni amministrative che, come previsto dalla normativa, partono da 100 euro per ogni trasmissione mancata fino a un massimo di 1.000 euro al trimestre.

L’obbligo generalizzato e le sue eccezioni

Con le nuove disposizioni in vigore dal gennaio 2026, il principio generale sancito dalla legge di Bilancio è quello della piena integrazione: il Pos deve essere sempre collegato alla cassa, un accoppiamento logico che non richiede alcuna modifica fisica ai terminali ma esclusivamente l’abbinamento informatico. Tuttavia, come spesso accade nelle norme fiscali, la regola convive con alcune eccezioni strutturali che è bene non trascurare. Il collegamento, per esempio, non è richiesto per quelle attività che sono oggettivamente escluse dall’obbligo di memorizzazione telematica dei corrispettivi; rientrano in questa casistica i tabaccai, gli edicolanti o le sale giochi che, per specifiche categorie merceologiche come sigarette o valori bollati, non emettono scontrino fiscale attraverso il registratore telematico.

In questi casi, se l’esercente ricevesse una comunicazione di irregolarità (le cosiddette lettere di compliance che l’Agenzia delle Entrate ha iniziato a inviare proprio in questo periodo), può giustificare la propria posizione evidenziando l’assenza dell’obbligo strumentale, dimostrando che il Pos utilizzato è dedicato esclusivamente a operazioni esonerate. Un’altra eccezione, forse meno nota ma di grande rilevanza pratica, riguarda la gestione delle transazioni effettuate tramite assegni. L’Agenzia delle Entrate, con le FAQ pubblicate a ridosso dell’attivazione della procedura, ha infatti chiarito che il pagamento con assegno bancario o circolare, sebbene sia a tutti gli effetti uno strumento tracciabile, deve essere indicato nel documento commerciale come se fosse un pagamento in contanti.

Le indicazioni specifiche nella procedura web

La corretta classificazione del mezzo di pagamento, un dettaglio che apparentemente può sembrare trascurabile, assume invece un ruolo centrale nella strategia di controllo dell’Amministrazione finanziaria. La memorizzazione puntuale dei dati, infatti, non si limita a verificare che il collegamento tra i dispositivi esista, ma pretende che nel flusso informativo giornaliero venga riportata fedelmente la natura del pagamento. Indicare “elettronico” quando in realtà il cliente ha saldato con un assegno genererebbe una discrasia nei dati trasmessi, esponendo l’operatore a una sanzione per “dati incompleti o non veritieri”, la stessa prevista per la mancata trasmissione dei corrispettivi.

Per orientarsi in questa nuova cornice normativa, gli esercenti devono fare affidamento sulle funzionalità del portale “Fatture e Corrispettivi”, dove la procedura per eliminare un Pos indesiderato è integrata con quella per l’abbinamento standard. L’utente, una volta autenticato con Spid, Cie o credenziali Entratel, visualizza l’elenco dei propri registratori telematici attivi e, parallelamente, i Pos associati al proprio codice fiscale. È in questa sezione che si può gestire la cancellazione: rimuovendo il legame tra il terminale fantasma e la propria cassa, si interrompe ogni connessione logica, rendendo evidente al Fisco che quell’apparecchio non è più (o non è mai stato) operativo ai fini della certificazione dei corrispettivi.