Come evitare il multi-tasking. (Di jeff Ball)

Oggigiorno, il la trappola più subdola in cui si può incappare sul posto di lavoro è il multi-tasking. Se si deve portare a termine un’attività che richiede un serio sforzo di concentrazione, bisogna ridurre al minimo tutti gli altri compiti che ci possono distrarre. L’ alternativa è un calo della concentrazione, della qualità del lavoro e della produttività

Como, 03/06/2013 (informazione.news - comunicati stampa - industria) Il lavoro del Project Manager è di per sè vario perchè composto da molte attività differenti tra loro. Quello che un Project Manager deve assolutamente evitare è rassegnarsi a svolgere il suo lavoro semplicemente sulla base di una To-Do List. Può sembrare che lavorare in questa maniera faccia risparmiare tempo ed energia ma in realtà comporta uno spreco di entrambi perchè si è costretti a cambiare attività troppo di frequente.
Da quanto detto, segue che è di vitale importanza una fase di pianificazione, ed è altrettanto importante che le attività e i tempi pianificati durante questa fase vengano rispettati.
Di seguito alcuni metodi da cui si può trarre spunto per una migliore pianificazione:

1. Per il singolo individuo, o per team ristretti, l’approccio Kanban può funzionare bene. Kanban è una tecnica “lean”, dove si ha un arretrato di lavoro (la vostra lista di cose da fare), ma si limita il lavoro in corso con una rigorosa pianificazione.
2. A livello progettuale, i metodi tradizionali come PRINCE2 (certificazione PRINCE2 Foundation e certificazione PRINCE2 Practitioner) usano la pianificazione e la delega per mantenere il controllo, mentre i metodi agili usano la gestione dell’ambito.
- PRINCE2 utilizza la pianificazione e la delega per dividere il progetto in fasi, permettendo al PM di dedicare la sua attenzione ad una fase per volta e per favorire una migliore concentrazione spezzando il lavoro in “deliverables” (“prodotti”) che vengono delegati ai vari team, riducendo quindi il carico sul Project Manager.
- Gli approcci di tipo Agile si concentrano solo sulla realizzazione dell’ambito concordato. Metodi come ATERN (noto anche come AgilePM) usano metodi per stabilire le priorità come il MoSCoW. Esigenze di business diventano priorità tradotte in “Must Have” (obbligatorie), “Should Have” (necessarie), “Could Have” (possibili) o “Won’t Have” (da evitare).
3. Può anche capitare che il problema sia a livello corporate e non limitato all’ambiente di progetto. In questo caso metodi di prioritizzazione di portafoglio come MoP (gestione di portafoglio) affrontano il problema tenendo conto sia della capacità in termini di risorse (abbiamo abbastanza persone?) che della capacità delle risorse stesse (abbiamo le competenze?).
Per quanto detto sopra, non conviene gestire il lavoro seguendo una lista di cose da fare, questo non farà altro che aumentare il vostro livello di stress. E’ necessario aggiungere alcuni strumenti alla vostra cassetta degli attrezzi: sia tradizionali, come la pianificazione e la delega, sia innovativi come Kanban e MoSCoW.