Obbligo Pos-Rt, la procedura per dichiarare i terminali non collegati

18/03/2026 ECONOMIA Preferisci Informazione.News su Google

Redazione Economia   -   L’obbligo di collegare i Pos ai registratori telematici, quel passaggio normativo diventato operativo con l’inizio del 2026 e che impone la memorizzazione congiunta dei dati di pagamento e dei corrispettivi, non significa che ogni singolo terminale debba essere fisicamente o logicamente abbinato alla cassa. E lo si evince, questa particolarità, dalla stessa architettura del portale dell’Agenzia delle Entrate dedicato al nuovo adempimento: la piattaforma, accessibile tramite l’area riservata “Fatture e Corrispettivi”, prevede infatti una specifica funzionalità per comunicare l’assenza del collegamento, una possibilità pensata per tutti quei dispositivi che, per loro natura o per il contesto in cui operano, non devono essere abbinati.

L’esercente che si trova a gestire un Pos utilizzato esclusivamente per incassi relativi a operazioni esonerate dall’emissione del documento commerciale, come avviene per la vendita di tabacchi, carburanti o per le attività certificate da apparecchi misuratori fiscali già in collegamento con la SIAE, deve quindi segnalare questa situazione tramite l’apposita funzione “Pos non collegati”. Una comunicazione, questa, che consente di dichiarare la dismissione di un dispositivo o di giustificarne la presenza sul punto vendita senza che vi sia l’obbligo di abbinamento, impedendo così che dall’incrocio dei dati emerga un’anomalia che potrebbe portare all’invio di una lettera di compliance da parte dell’amministrazione finanziaria. La procedura, i cui termini sono stati definiti dal provvedimento del direttore dell’Agenzia del 31 ottobre 2025, è diventata operativa nei primi giorni di marzo e impone scadenze precise: per i Pos già in uso al primo gennaio o attivati nel corso di quel mese, c’è tempo 45 giorni dalla data di attivazione della piattaforma per mettersi in regola.

Parallelamente alla gestione del collegamento, l’Agenzia delle Entrate ha diffuso, con un aggiornamento datato 17 marzo 2026, nuove Faq che gettano luce su alcuni aspetti operativi della norma, in particolare per quanto riguarda la corretta classificazione dei pagamenti e le modalità per rimediare a eventuali errori. Viene chiarito, ad esempio, che l’assegno, bancario o circolare che sia, deve essere trattato alla stregua di un pagamento in contanti all’atto della registrazione nello scontrino, una distinzione tutt’altro secondaria visto che l’errata indicazione del mezzo di pagamento — un elettronico registrato come contante o viceversa — configura una violazione sanzionabile. La sanzione, lo ricordano le guide operative, è quella prevista dall’articolo 11 del decreto legislativo 471 del 1997: cento euro per ogni trasmissione errata, con un tetto massimo di mille euro a trimestre.

Annullamento tempestivo e correzione dell'errore materiale

La normativa, però, lascia spazio alla correzione, a patto che avvenga in modo tempestivo. Il Ministero dell’Economia e delle Finanze, nel corso di un’interrogazione a risposta immediata svoltasi alla Camera, aveva già evidenziato come l’annullamento del documento commerciale, eseguito subito dopo essersi accorti dell’errore materiale, rappresenti la strada maestra per evitare l’irrogazione delle sanzioni. Una precisazione, questa, che trova conferma anche nelle recenti Faq: se l’operatore sbaglia a indicare la modalità di pagamento, magari digitando “contanti” quando il cliente ha pagato con bancomat, può rimediare annullando lo scontrino e procedere con una nuova emissione corretta, neutralizzando così la violazione che altrimenti scatterebbe automaticamente con l’invio telematico dei corrispettivi.

Non si tratta, è bene ribadirlo, di un collegamento fisico tra apparecchi — nessun cavo o adattatore da acquistare — ma di un abbinamento esclusivamente logico e informatico da effettuare una tantum sul portale, salvo poi aggiornare la posizione in caso di variazioni o dismissioni. Il sistema, come spiegato dalla guida operativa pubblicata dall’Agenzia il 19 febbraio, si basa sui dati già in possesso del Fisco grazie alle comunicazioni periodiche degli operatori finanziari: i Terminal ID dei Pos fisici e i riferimenti degli istituti di pagamento sono pre-caricati nella procedura, e l’esercente deve semplicemente associarli alla matricola del proprio registratore telematico, indicando l’indirizzo dell’unità locale in cui i dispositivi sono utilizzati. Nel caso in cui un Pos non compaia automaticamente nell’elenco, magari perché di nuova attivazione e non ancora censito dall’acquirer, la piattaforma consente un inserimento manuale, richiedendo però il numero di contratto stipulato con l’operatore finanziario.

Le eccezioni e i casi di utilizzo promiscuo del Pos

Particolare attenzione meritano poi le situazioni ibride, quelle in cui lo stesso terminale viene utilizzato per incassare corrispettivi di natura diversa. Le Faq affrontano il caso dell’esercente che, accanto all’attività principale soggetta a scontrino, svolga anche operazioni esonerate: se il Pos è unico e viene impiegato per entrambe le tipologie di incasso, l’obbligo di collegamento scatta ugualmente, e sarà cura dell’operatore, al momento della registrazione, distinguere correttamente le operazioni sul documento commerciale. Discorso analogo per chi utilizza dispositivi portatili come smartphone o apparati SumUp: la normativa non ne vieta l’impiego, anzi li equipara a tutti gli effetti ai Pos tradizionali, esigendo che vengano censiti e collegati con le stesse modalità previste per i terminali fissi.