Certificati di malattia, al via le nuove regole per i datori di lavoro

20/03/2026 ECONOMIA Preferisci Informazione.News su Google

Redazione Economia   -   Con la scadenza della proroga biennale disposta dall’Istituto nazionale della previdenza sociale, prendono finalmente il via, a partire dal periodo di competenza marzo 2026, le attese nuove modalità di esposizione degli eventi di malattia nel flusso Uniemens. L’avvio operativo, sancito dal messaggio numero 964 diffuso il 19 marzo, arriva dopo un’impasse tecnica che aveva spinto l’INPS a concedere una dilazione di due mesi, prorogando il termine originario per consentire agli uffici paghe e ai consulenti del lavoro di adeguarsi a un sistema di comunicazione profondamente rinnovato. Non si tratta, come spesso accade in questi frangenti, di un semplice aggiornamento procedurale: il nuovo impianto, già delineato nel precedente messaggio numero 3029 dell’ottobre 2025, modifica sostanzialmente il rapporto tra azienda e istituto nella gestione del conguaglio delle indennità, imponendo una ricodifica degli eventi e una diversa tempistica nella trasmissione dei dati.

L’elemento di maggiore discontinuità, rispetto alla prassi consolidata, risiede nell’introduzione del cosiddetto “Smart Task” per la richiesta degli attestati di malattia, un canale telematico accessibile tramite il Cassetto previdenziale che consente ai datori di lavoro – o ai loro intermediari – di acquisire la documentazione sanitaria direttamente via posta elettronica certificata. Questo snodo rappresenta il cuore del nuovo paradigma voluto dall’Istituto, poiché sposta l’onere della verifica dal lavoratore all’interfaccia digitale tra azienda e banca dati dell’INPS. L’obiettivo dichiarato, desumibile dalla circolare, è quello di ridurre i margini di errore nella compilazione della denuncia contributiva, un tema particolarmente sensibile se si considera l’elevato contenzioso che spesso nasce da discrepanze tra i periodi di assenza certificati e quelli effettivamente retribuiti e conguagliati.

Un regime transitorio per gestire le prime criticità

Consapevole della complessità del passaggio, che coinvolge non solo le logiche di calcolo del software gestionale ma anche le procedure interne delle risorse umane, l’INPS ha accompagnato l’entrata in vigore con un regime transitorio di flessibilità. Le nuove istruzioni prevedono infatti che, almeno per i primi mesi, siano tollerate modalità alternative di compilazione. Si tratta di una valvola di sfogo tecnica che permette di gestire le inevitabili criticità applicative iniziali senza incorrere in sanzioni o scarti automatici delle denunce; una cautela che l’Istituto aveva già sperimentato in occasione di precedenti riforme dei flussi contributivi, quando la sincronizzazione tra i dati provenienti dal sistema sanitario nazionale e quelli elaborati dai cedolini paga aveva dimostrato di richiedere tempi di rodaggio più lunghi del previsto.

L’impatto sulle procedure aziendali e il ruolo degli intermediari

Per i datori di lavoro, l’applicazione concreta di queste disposizioni si traduce in una riconfigurazione del ciclo di vita della denuncia. Prima di procedere al conguaglio in Uniemens, diventa imprescindibile l’acquisizione attiva del certificato tramite il nuovo canale telematico, un passaggio che di fatto trasforma l’adempimento da meramente dichiarativo a ricognitivo. Le aziende con volumi elevati di assenze, soprattutto quelle del settore metalmeccanico e del terziario, dove l’indice di incidentalità per malattia risulta storicamente più alto, si trovano ora a dover calibrare le scadenze di elaborazione della busta paga con i tempi di risposta del sistema informatico dell’INPS. Chi opera in delega, come i professionisti degli studi di consulenza, ha sollevato dubbi sulla sovrapposizione temporale tra la chiusura del cedolino e la disponibilità dei dati sanitari, un aspetto che l’INPS ha cercato di mitigare con il richiamo esplicito alla possibilità di utilizzare il periodo transitorio per adeguare i propri sistemi interni.

La gestione dei conguagli e la responsabilità dichiarativa

Sul fronte del conguaglio dell’indennità, la novità più rilevante contenuta nel messaggio 964 riguarda l’allineamento forzato tra i dati esposti nel flusso e quelli effettivamente presenti negli archivi dell’Istituto. In caso di discordanza tra l’evento comunicato dal datore e il certificato presente nel cassetto digitale, la procedura non procederà più con il conguaglio automatico, demandando invece all’azienda la verifica puntuale delle discrepanze. Questa architettura, che privilegia l’accuratezza del dato a scapito della velocità di rimborso, impone ai responsabili amministrativi una diligenza qualificata nella fase di inserimento dei codici evento. Le ripercussioni pratiche si riverberano sul fronte finanziario: il periodo di latenza tra l’erogazione dell’indennità anticipata dal datore e il suo effettivo recupero dalla contribuzione potrebbe subire un allungamento fisiologico, almeno fino a quando gli operatori non avranno assimilato completamente la nuova sintassi di compilazione.

La cornice normativa e l’evoluzione del monitoraggio

A fare da sfondo a questo aggiornamento procedurale è la più ampia strategia di digitalizzazione dei controlli in materia di salute e sicurezza, sebbene il provvedimento si limiti a disciplinare aspetti meramente contributivi. L’INPS, attraverso questi strumenti, rafforza il proprio ruolo di collettore unico delle informazioni sanitarie, creando un flusso informativo che interseca i dati trasmessi dalla medicina legale con quelli della contribuzione aziendale. In un contesto di cronaca in cui episodi di presenze fantasma o certificazioni irregolari emergono periodicamente dalle inchieste della Guardia di Finanza, la rigidità del nuovo tracciato Uniemens diventa un alleato del sistema di vigilanza. Tuttavia, lo stesso Istituto ha scelto di non procedere con un’implementazione brusca, preferendo una transizione graduale che, come confermato dalla proroga e dal successivo regime transitorio, tiene conto delle difficoltà operative di un sistema produttivo che conta oltre quattrocentomila aziende contribuenti.