Certificati di malattia: al via le nuove regole per i datori di lavoro

20/03/2026 ECONOMIA Preferisci Informazione.News su Google

Redazione Economia   -   Con la scadenza della proroga di due mesi disposta dall’Istituto, si è ufficialmente chiusa la fase transitoria che, fino a qualche settimana fa, aveva consentito ai datori di lavoro di gestire gli eventi di malattia secondo le vecchie consuetudini procedurali. Ora, invece, il nuovo impianto normativo delineato dall’INPS diventa pienamente operativo, imponendo agli uffici di pagamento e ai consulenti del lavoro un aggiornamento immediato nelle modalità di compilazione del flusso Uniemens. Le istruzioni, come precisato nel messaggio n. 964 del 19 marzo 2026, intervengono a chiarire alcuni aspetti operativi della prima applicazione, in continuità con quanto già tracciato dal messaggio n. 3029 dell’ottobre 2025. In sostanza, ciò che cambia è la modalità con cui le aziende devono esporre l’evento morboso e il conseguente conguaglio dell’indennità, un passaggio che, se non eseguito correttamente, rischia di creare disallineamenti nei flussi contributivi e nei rimborsi.

La gestione mista dell’indennità e le nuove modalità di esposizione

Il trattamento economico per malattia, va ricordato, si basa su un sistema duale che coinvolge sia l’Istituto previdenziale che il datore di lavoro. L’INPS eroga l’indennità diretta per alcune categorie di lavoratori, ma i contratti collettivi nazionali di lavoro, o CCNL, intervengono spesso imponendo un’integrazione a carico dell’azienda, rendendo la gestione amministrativa particolarmente delicata. Non mancano, poi, le categorie completamente escluse dalla copertura INPS – come alcuni specifici comparti per i quali l’onere ricade interamente sul sostituto d’imposta – un aspetto che complica ulteriormente il quadro delle responsabilità datoriali. Con le nuove disposizioni, l’obiettivo dichiarato dall’Istituto è quello di standardizzare la comunicazione di queste voci all’interno del flusso Uniemens, eliminando le ambiguità che avevano caratterizzato le procedure precedenti. I datori di lavoro, quindi, devono ora prestare particolare attenzione ai nuovi codici e alle nuove modalità di valorizzazione dei periodi, perché da questi dipende la corretta fruizione del conguaglio.

Il periodo transitorio e gli strumenti digitali a supporto

A facilitare il passaggio, sebbene la proroga sia ormai terminata, rimane attivo un periodo transitorio di assestamento durante il quale l’INPS ha garantito una certa tolleranza nell’accettazione dei flussi, seppur invitando a un adeguamento strutturale immediato. Parallelamente all’evoluzione della Uniemens, l’Istituto ha potenziato gli strumenti digitali a disposizione degli uffici, in particolare attraverso lo “Smart Task” integrato nel Cassetto previdenziale. Quest’ultimo rappresenta un canale diretto e snello: permette ai datori di lavoro di inoltrare richieste specifiche – come quella relativa agli attestati di malattia dei dipendenti – tramite Posta Elettronica Certificata, riducendo i tempi di attesa e la necessità di intermediazioni cartacee. Si tratta di un cambio di paradigma, poiché sposta il fulcro dell’interazione dal procedimento cartaceo a quello digitale, richiedendo agli uffici paghe una familiarità con le interfacce telematiche dell’Ente che va oltre la semplice trasmissione dei dati contributivi.

I destinatari dell’indennità e gli adempimenti connessi

L’ambito di applicazione di queste regole rimane vastissimo, coprendo una platea eterogenea di lavoratori. Rientrano nel perimetro della tutela INPS – e quindi nella nuova disciplina Uniemens – gli operai dell’industria, gli addetti del terziario e dei servizi, i lavoratori dell’agricoltura, gli apprendisti e persino i disoccupati e i lavoratori sospesi che conservano il diritto all’indennità. Una menzione specifica, nella casistica dell’Istituto, riguarda i lavoratori sportivi subordinati – sia dilettanti che professionisti – iscritti al Fondo Pensioni Lavoratori Sportivi, così come i lavoratori marittimi, per i quali vige una disciplina particolare che trova ora un punto di raccordo obbligato nelle nuove procedure. Per tutti questi soggetti, l’obbligo per il datore di lavoro non si esaurisce nella semplice trasmissione del dato relativo all’assenza; occorre, piuttosto, che la certificazione medica, acquisita dall’INPS in via telematica, trovi perfetta corrispondenza con quanto dichiarato nel flusso, sotto pena di scarti o di mancato riconoscimento del conguaglio contributivo.

L’impatto sulla gestione quotidiana degli uffici paghe

Per i consulenti del lavoro e gli addetti alla gestione delle risorse umane, l’entrata a regime di queste disposizioni si traduce in un aggravio di attenzione sulle procedure di controllo. Non si tratta più di una mera comunicazione, bensì di un’operazione di validazione incrociata tra i dati presenti nel cassetto dell’INPS – dove transitano i certificati medici – e le voci inserite nella denuncia contributiva. Il sistema, nelle intenzioni dell’Istituto, punta a ridurre il contenzioso e gli errori materiali che in passato generavano crediti o debiti non allineati tra azienda e previdenza. In questa fase di rodaggio, sebbene le regole siano già effettive, si prevede che l’INPS continui a diffondere chiarimenti puntuali, come già avvenuto con i recenti messaggi, per risolvere i dubbi interpretativi più frequenti. L’obiettivo rimane quello di garantire che il flusso Uniemens diventi l’unico canale autorevole per la gestione di questi eventi, assorbendo definitivamente le prassi frammentate che caratterizzavano la materia.