Pos e registratori di cassa, al via l’obbligo di collegamento: cosa devono fare gli esercenti entro il 20 aprile

10/03/2026 ECONOMIA Preferisci Informazione.News su Google

Redazione Economia   -   Da mercoledì 5 marzo è operativo sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate il nuovo servizio per abbinare i registratori telematici (RT) ai dispositivi di pagamento elettronico (POS), un adempimento che la Legge di Bilancio 2025 ha reso obbligatorio per tutte le operazioni effettuate a partire dal 1° gennaio 2026. Non si tratta, è bene sottolinearlo subito per fugare ogni dubbio, di un collegamento fisico tra i due apparecchi, bensì di un accoppiamento di natura squisitamente logica e informatica, una comunicazione, per intenderci, che va effettuata esclusivamente online e che serve a far confluire in un unico flusso informativo i dati dei corrispettivi e quelli degli incassi tracciabili. La finestra temporale per mettersi in regola con i POS già in uso a gennaio è contingentata: gli operatori, o i loro intermediari delegati, avranno tempo sino al prossimo 20 aprile per completare la registrazione dei dispositivi che risultavano attivi nel primo mese dell'anno, usufruendo dei quarantacinque giorni concessi dal fisco a partire dall'attivazione della piattaforma.

Una procedura graduale tra elenchi precompilati e inserimenti manuali

Accedendo all’area riservata, l’esercente, o chi per lui, si troverà di fronte a un meccanismo studiato per semplificare, almeno nelle intenzioni, il lavoro: la procedura, infatti, propone già un elenco dei POS di cui il contribuente risulta titolare, dati che gli operatori finanziari (gli *acquirer*) hanno preventivamente comunicato all’Anagrafe tributaria, e l’operazione di associazione con la matricola del registratore telematico, già censito, dovrebbe in molti casi risolversi in pochi clic, aggiungendo obbligatoriamente l’indirizzo dell’unità locale dove i due strumenti sono fisicamente utilizzati. Tuttavia, come spesso accade quando si incrociano banche dati di diversa provenienza, le maglie della semplificazione possono mostrare qualche strappo. L’Agenzia delle Entrate, con un aggiornamento delle FAQ pubblicato il 10 marzo, ha infatti preso in considerazione alcune evenienze tutt’altro che peregrine, come quella del POS che, pur essendo regolarmente in uso, non compaia nell’elenco fornito dal sistema, magari perché restituito per errore nei flussi informativi, oppure quella del dispositivo che risulti legato a un contratto di convenzionamento facente capo direttamente al *franchisor* per chi opera in franchising, creando un cortocircuito tra il titolare formale dell’esercizio e il possessore effettivo del terminale.

Criticità operative e casistiche particolari per i dispositivi mancanti

Il fatto che un POS non sia presente nell’elenco precompilato non solleva l’esercente dall’obbligo di censirlo, anzi, in questi casi scatta la necessità di un inserimento manuale dei dati identificativi del dispositivo, operazione che richiede un minimo di attenzione in più nel reperire le informazioni corrette, a partire dal *Terminal ID* e dal codice fiscale dell’operatore finanziario, dati che non sempre sono sotto gli occhi tutti i giorni e che vanno cercati nel contratto di convenzionamento o nei report mensili inviati dalla banca o dalla società che gestisce i pagamenti. La guida operativa dell’Agenzia, nel dettaglio, precisa che l’identificativo univoco per i POS fisici è proprio quella combinazione di matricola (il *Terminal ID*), codice fiscale e denominazione dell’*acquirer*, mentre per i POS virtuali, soluzione ormai diffusa soprattutto tra i piccoli esercizi e i professionisti, il collegamento si effettua utilizzando esclusivamente i dati del contratto con l’operatore del pagamento. Un’altra evenienza, tutt’altro che rara, è quella che riguarda i POS utilizzati in modo promiscuo per incassare corrispettivi che ricadono sotto regimi differenti: se il medesimo terminale serve per pagamenti relativi a operazioni soggette a certificazione fiscale e, allo stesso tempo, per operazioni esonerate (come la vendita di tabacchi o valori bollati), l’obbligo di collegamento sussiste ugualmente e va assolto senza distinzioni.

Tempistiche a regime e gestione delle variazioni nei periodi successivi

Superata la fase di prima applicazione, che guarda ai POS attivi a gennaio, il sistema di scadenze diventa più dinamico e segue il ciclo di vita effettivo dei dispositivi. Per i nuovi POS che verranno attivati a partire da febbraio 2026, o per qualsiasi variazione intervenuta nella composizione degli strumenti già collegati, l’adempimento dovrà essere assolto in una finestra temporale precisa, che va dal sesto giorno all’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello in cui si è verificato l’evento. Per fare un esempio concreto, un nuovo POS installato nel mese di aprile dovrà essere abbinato al registratore telematico, o alla procedura web "Documento Commerciale on line", tassativamente tra il 6 e il 30 giugno; stessa procedura e stessi termini, peraltro, valgono anche in caso di dismissione di un apparecchio o di modifica degli abbinamenti esistenti, con l’accortezza, in caso di sostituzione o dismissione, di utilizzare l’apposita funzione “POS non collegati” per chiudere la posizione ed evitare che il sistema continui a segnalare anomalie.