Rimborsi spese e dichiarazione 2026, i conti in sospeso del regime forfettario

08/05/2026 ECONOMIA Preferisci Informazione.News su Google

Redazione Economia   -   L’apertura ufficiale della campagna dichiarativa per il periodo d’imposta 2025 ha riacceso i riflettori su una delle transizioni più complesse per i liberi professionisti italiani: l’applicazione pratica delle nuove regole sui rimborsi spese, in particolare per chi opera sotto l’ombrello del regime forfettario (Legge n. 190/2014). Mentre per i colleghi in regime ordinario la rivoluzione normativa iniziata nel 2025 è ormai a regime – con i rimborsi analitici che non concorrono più a formare reddito esattamente come questi ultimi non generano più costi deducibili – per i contribuenti forfettari si sono materializzate alcune zone d’ombra che rischiano di tradursi in errori di compilazione, specialmente nella gestione contabile delle spese sostenute per conto dei propri committenti.

Il dogma della “neutralità fiscale” e i suoi limiti operativi

La ratio della riforma, a ben vedere, è cristallina: spezzare quel paradosso storico per cui un professionista pagava imposte su somme che, di fatto, rappresentavano un mero giroconto. Dal 2025, per i forfettari è finalmente esclusa dalla base del reddito la quota di fattura relativa a spese di vitto, alloggio e trasporto, purché queste siano state sostenute con mezzi tracciabili e addebitate analiticamente in fattura. Questo meccanismo, definito di “neutralità fiscale”, impedisce che i rimborsi gonfino artificiosamente il volume d’affari, proteggendo così la permanenza sotto la soglia critica degli 85.000 euro; una boccata d’ossigeno per chi viaggia spesso, se si considera che anche 10.000 euro di rimborsi azzererebbero altrimenti il margine di manovra. Tuttavia, la prassi operativa dello studio sta evidenziando un cortocircuito applicativo riguardo la natura di certi esborsi, come quelli per la parcella del consulente esterno. Il caso tipo, che sta circolando in questi giorni tra gli studi di consulenza, riguarda un committente in regime forfettario che ha corrisposto 3.500 euro al proprio commercialista: l’incertezza regna sovrana su come "fotografare" questa operazione nei meandri del modello Redditi PF 2026.

Quadro RS, l’obbligo informativo che (quasi) nessuno si aspettava

Contrariamente a quanto si possa pensare, il problema non risiede tanto nella sua deducibilità – concetto quasi estraneo al meccanismo forfettario basato su coefficienti di redditività – quanto nell’obbligo di trasparenza verso l’amministrazione finanziaria. I forfettari sono tenuti a compilare il quadro RS, specificamente i righi che vanno da RS371 a RS381, non per calcolare un maggior o minor reddito, ma per assolvere a precisi obblighi informativi previsti dalla legge di stabilità del 2014. Molti contribuenti, abituati a considerare la dichiarazione dei redditi come un mero calcolo aritmetico, sottovalutano la funzione “anti-omissione” di questo quadro. Nello specifico, il famoso rigo RS371 ha una funzione ben precisa: ospitare i dati dei redditi corrisposti a terzi (come il compenso al commercialista) laddove, all’atto del pagamento, non sia stata operata alcuna ritenuta alla fonte. Chi si limita a indicare l’importo nel rigo RS376 – dedicato ad altre variazioni – rischia di fornire un quadro incompleto, perché i due campi non sono alternativi, ma assolutamente complementari: se si paga un collega professionista, lo si deve incrociare nel RS371.

La distinzione sostanziale tra compensi e mere anticipazioni

C’è poi una seconda area grigia, legata a doppio filo con la natura giuridica delle somme. Se il cedente in regime forfettario ha ricevuto dal proprio committente il rimborso di un costo che, per sua natura, sarebbe dovuto rimanere in capo al cliente – come il pagamento di un contributo unificato o l’acquisto di un marche da bollo – ci si trova di fronte a un’anticipazione in nome e per conto (ex art. 15 del Dpr 633/72). In questo scenario, per la legge di bilancio 2026, l’importo non solo è escluso dalla base imponibile, ma non deve nemmeno transitare dal calcolo del reddito forfettario, né tantomeno incidere sulla soglia dei ricavi. La confusione nasce proprio dalla contabilità semplificata: quando il professionista paga 3.500 euro per una prestazione di servizi resa per la sua attività (la consulenza), quell’esborso non rappresenta una mera "posta pendente", ma un costo effettivo d’impresa che, seppur indeducibile nel forfettario, va segnalato al fisco per tracciare il rapporto tra due partite Iva.

Le insidie della compilazione e le novità del rigo RE3

A gettare ulteriore benzina sul fuoco della campagna 2026, arriva poi la riforma del reddito di lavoro autonomo che introduce un nuovo rigo, il RE3. Questo spazio obbliga a dichiarare non solo i compensi incassati, ma anche tutte le "altre somme e utilità" percepite in connessione con l’attività, sempre nel rispetto del principio di cassa. La sovrapposizione logica tra questo nuovo adempimento e la gestione dei rimborsi analitici è evidente: se un forfettario riceve un bonifico di 10.000 euro di cui 7.000 di parcella e 3.000 di rimborso analitico (treno e hotel), il vecchio istinto sarebbe stato quello di dichiarare tutto o di occultare la seconda tranche. Oggi, invece, la partita è tripla: escludere i 3.000 dalla base imponibile accertandosi che non superino la spesa effettiva, escluderli dal calcolo del limite degli 85.000 euro, ma conservare traccia analitica del movimento per giustificare l’operazione. L’unica certezza, quindi, è che dichiarare un costo al commercialista esclusivamente nel RS376 senza passare dal RS371 equivale a lasciare un buco nero nei controlli incrociati, con il rischio concreto di contestazioni incrociate nel 2027.