Trasferte di lavoro, dall’auto agli scontrini: cosa è cambiato nei rimborsi

04/02/2026 ECONOMIA Preferisci Informazione.News su Google

Redazione Economia   -   Una revisione profonda del sistema, che, entrata in vigore da qualche mese, ha imposto a tutte le realtà imprenditoriali di rivedere i propri regolamenti interni, obbligando nel contempo dipendenti e collaboratori a una meticolosità senza precedenti nella tenuta della documentazione. L’obiettivo dichiarato delle nuove norme, come sottolineano gli analisti, è duplice: da un lato, si intende drasticamente limitare la circolazione del contante in questo specifico ambito, dall’altro, si punta a creare un percorso chiaro e verificabile per le autorità fiscali, rendendo più lineari – e al tempo stesso più stringenti – i controlli. La necessità di tracciabilità totale diventa, quindi, il perno attorno al quale ruota l’intero nuovo impianto, trasformando ogni spesa legata a uno spostamento professionale in un dato ufficialmente registrato e giustificato.

Le tre vie per il rimborso: forfettaria, documentata e mista

Sebbene il cambiamento sia significativo, le opzioni a disposizione delle aziende per corrispondere le somme ai propri dipendenti rimangono tre, ciascuna con precisi risvolti amministrativi e fiscali. La formula del rimborso forfettario, ad esempio, prevede ancora il versamento di un importo fisso e predeterminato per ogni giornata di trasferta, un meccanismo che solleva il lavoratore dall’onere di conservare e presentare ogni singolo scontrino per vitto e alloggio. Questa modalità, tuttavia, non deve trarre in inganno: se da una parte semplifica la vita pratica, dall’altra richiede all’impresa di aver calibrato con attenzione l’ammontare della cifra, che deve essere congruo e in linea con le direttive per mantenere la sua natura non imponibile. Un eccesso, infatti, potrebbe essere interpretato dal fisco come un reddito supplementare, con tutte le conseguenze del caso.

L’obbligo della tracciabilità per spese specifiche

Dove il nuovo sistema introduce una discontinuità netta è nella gestione delle spese cosiddette “specifiche” o “particolari”, categoria sotto la quale ricadono, tra le altre, le corse in taxi, i pasti di lavoro con clienti o i pedaggi autostradali. Per questi capitoli di spesa, il ricorso al contante non è soltanto sconsigliato, ma diventa del tutto incompatibile con la possibilità di ottenere un rimborso agevolato. Il pagamento deve avvenire obbligatoriamente tramite strumenti tracciabili, come carte di credito, di debito o bonifici, e deve essere sempre accompagnato dalla relativa ricevuta fiscale o dallo scontrino parlante. Una doppia condizione, quella del mezzo elettronico e della documentazione, che mira a eliminare qualsiasi zona d’ombra e a costruire un archivio digitale delle spese facilmente consultabile in caso di verifica.

Il caso dei mezzi di trasporto e le nuove responsabilità

Anche l’utilizzo dell’auto privata per le esigenze di servizio è stato interessato dalle modifiche, in un’ottica di maggiore precisione e aderenza ai costi reali. Le aziende possono ancora optare per un rimborso chilometrico, ma la determinazione dell’importo per ogni chilometro percorso deve riflettere in maniera più fedele le spese di carburante e manutenzione, aggiornandosi periodicamente. In alternativa, si può scegliere la formula del rimborso documentato per le spese effettivamente sostenute, come i rifornimenti di benzina, purché – anche in questo caso – pagati con modalità tracciabili e provati da scontrino. La scelta tra un metodo e l’altro ricade sul datore di lavoro, che deve però comunicarla chiaramente e inserirla nel regolamento aziendale, assumendosi la responsabilità della coerenza della scelta con il principio generale di trasparenza che ora governa l’intera materia.