Pos e scontrini, le nuove regole per negozi e locali. Pubblicata la guida dell’Agenzia delle Entrate

22/02/2026 ECONOMIA Preferisci Informazione.News su Google

Redazione Economia   -   Da quest’anno, il sistema della certificazione fiscale dei corrispettivi compie un ulteriore passo verso la completa digitalizzazione, integrando in modo formale i pagamenti elettronici con i documenti commerciali. L’obbligo, che dal primo gennaio 2026 è tecnicamente in vigore, impone a bar, ristoranti e negozi di collegare i terminali Pos, nella loro accezione più ampia di strumenti hardware o software per l’accettazione di carte e app di pagamento, ai registratori telematici che memorizzano e trasmettono i dati all’Agenzia delle Entrate. L’Amministrazione finanziaria, per dissipare dubbi e orientare gli esercenti in questo nuovo adempimento, ha messo a punto una guida operativa di diciassette pagine, corredata da ventiquattro domande frequenti, che spiega nel dettaglio come procedere all’associazione -1-10.

Un abbinamento virtuale, non fisico

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, l’integrazione tra il Pos e il registratore di cassa non richiede alcun intervento tecnico sui dispositivi né una connessione via cavo o Bluetooth. La procedura, come chiarito nel provvedimento attuativo dello scorso ottobre, è esclusivamente di natura logica e si concretizza attraverso un servizio web accessibile nell’area riservata del portale "Fatture e Corrispettivi" -5-8. L’esercente, o un intermediario da egli delegato, dovrà accedere con le proprie credenziali digitali, siano esse Spid, Cie o Cns, e provvedere ad associare il numero di matricola del registratore telematico, già censito in Anagrafe tributaria, ai dati identificativi di ciascun Pos in uso, specificando anche l’unità locale in cui questi vengono impiegati -3-9. A facilitare l’operazione, la piattaforma mostrerà un elenco precompilato dei terminali di pagamento riconducibili al titolare, informazioni queste che gli istituti finanziari hanno l’obbligo di comunicare preventivamente al Fisco -6.

Tempistiche graduali per mettersi in regola

Sebbene la legge abbia sancito l’obbligatorietà della misura a partire dal primo gennaio, l’effettiva messa a disposizione della piattaforma online per i collegamenti è prevista per i primi giorni di marzo -4-5. Per questa ragione, il legislatore ha concesso termini differenziati, permettendo agli operatori economici di adeguarsi senza incorrere in decadenze immediate. Per tutti i Pos già in uso al trentuno gennaio 2026, infatti, l’abbinamento dovrà essere perfezionato entro quarantacinque giorni dalla data in cui il servizio web sarà effettivamente attivo e fruibile -3-8. Per i nuovi contratti di convenzionamento, stipulati cioè a febbraio o successivamente, le finestre temporali saranno più serrate: l’associazione andrà effettuata a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo all’attivazione del dispositivo e comunque non oltre l’ultimo giorno lavorativo di quello stesso mese -8-9.

Il perimetro della nuova normativa e gli strumenti coinvolti

La platea dei soggetti interessati è piuttosto ampia e non si limita ai soli commercianti su sede fissa. L’obbligo coinvolge chiunque utilizzi un registratore telematico o la procedura web per il Documento Commerciale online e contestualmente accetti pagamenti tracciabili -1. Rientrano nella definizione di strumenti di pagamento non soltanto i tradizionali Pos fissi, ma anche i dispositivi mobili, i SoftPos, ovvero le applicazioni che trasformano lo smartphone in un terminale di incasso, e le soluzioni virtuali integrate nei software gestionali o nelle piattaforme di e-commerce -1-10. L’obiettivo è quello di garantire che ogni operazione saldata con moneta elettronica trovi un puntuale riscontro nei corrispettivi telematici trasmessi quotidianamente all’Agenzia, riducendo il rischio di discrasie tra quanto incassato e quanto dichiarato -7-10.

Sanzioni per chi non adegua i dispositivi

Il mancato adempimento dell’obbligo di collegamento non è privo di conseguenze sul piano pecuniario. Il quadro sanzionatorio, già delineato dalla normativa, prevede per la violazione dell’integrazione tra Pos e registratore telematico una multa che va da un minimo di mille a un massimo di quattromila euro, la stessa prevista per l’omessa installazione degli apparecchi per l’emissione dello scontrino fiscale -3-7. A questa si aggiungono le penalità per la mancata, tardiva o errata trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici, che ammontano a cento euro per ciascuna violazione, con un tetto massimo di mille euro a trimestre -4-7. In casi di particolare gravità, inoltre, l’apparato sanzionatorio contempla anche la possibilità di sospendere la licenza o l’autorizzazione all’esercizio dell’attività -4.