Collegamento Pos-Rt, scattano gli obblighi dal 2026: addio alla conservazione delle ricevute cartacee

20/02/2026 ECONOMIA Preferisci Informazione.News su Google

Redazione Economia   -   Il processo di digitalizzazione dei flussi informativi fiscali, avviato ormai da alcuni anni con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica e della trasmissione telematica dei corrispettivi, compie un ulteriore e decisivo passo in avanti: dal primo gennaio 2026 diventa operativo, seppur con una gradualità definita nei mesi successivi, l’obbligo di collegare gli strumenti di pagamento elettronico, i cosiddetti Pos, siano essi fisici o virtuali, ai registratori telematici (Rt) o alle procedure software per la certificazione dei corrispettivi -1-5. La misura, introdotta dalla legge di Bilancio del 2025 e successivamente disciplinata da un provvedimento dell’Agenzia delle Entrate dello scorso ottobre, non richiede alcun intervento fisico sui dispositivi, trattandosi piuttosto di un adempimento di natura squisitamente logico-informatica da espletare attraverso una nuova funzionalità dedicata all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi” -1-5. L’esercente, o un intermediario da lui delegato, dovrà accedere alla propria area riservata e abbinare il dato identificativo univoco del registratore telematico, di norma il numero di matricola, con l’analogo codice identificativo del terminale di pagamento in suo possesso, un’operazione che la piattaforma faciliterà mostrando un elenco precompilato dei Pos riconducibili al contribuente grazie ai flussi informativi periodici inviati all’Agenzia dagli stessi prestatori di servizi di pagamento, gli acquirer -1. Parallelamente, e a completamento di questo quadro di rinnovata trasparenza, il decreto Pnrr pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 19 febbraio 2026 introduce un’altra significativa semplificazione, destinata a cambiare le abitudini di commercianti e consumatori: cade l’obbligo di conservare a fini fiscali le ricevute cartacee emesse dal Pos -2-7.

Le tempistiche per l’adeguamento al nuovo collegamento telematico

Proprio per consentire a tutti i soggetti interessati di adeguarsi senza incorrere in affanno, il legislatore ha previsto un regime di prima applicazione che tiene conto della data in cui il servizio web per l’abbinamento sarà effettivamente reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate; secondo le previsioni, la nuova funzionalità dovrebbe essere accessibile agli utenti a partire dai primi giorni del mese di marzo, come più volte ribadito nei comunicati ufficiali -1-5. Per tutti i Pos già operativi e per i quali risulti già stipulato un contratto di convenzionamento nel corso del mese di gennaio 2026, scatterà un termine di quarantacinque giorni, decorrenti proprio dalla data di attivazione della procedura telematica, per completare l’associazione con il registratore di cassa -1-8. Una volta esaurita questa fase di rodaggio iniziale, si entrerà nel regime a regime, che disciplina le nuove attivazioni: qualora un esercente sottoscriva un contratto per un nuovo Pos in data successiva al 31 gennaio 2026, l’abbinamento dovrà essere effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo a quello in cui il terminale è effettivamente nella sua disponibilità, e comunque non oltre l’ultimo giorno lavorativo di quello stesso mese -1-10. A Titolo esemplificativo, per un Pos attivato il primo febbraio, la finestra utile per il collegamento si aprirebbe il 6 aprile e si chiuderebbe il 30 aprile, un meccanismo che si applicherà in modo analogo anche in tutte le ipotesi di modifica, sostituzione o dismissione di un terminale già precedentemente abbinato -1-5.

Addio alla carta: la nuova disciplina per la conservazione delle ricevute

Contestualmente all’entrata a regime degli obblighi di interconnessione logica tra i dispositivi, il decreto Pnrr del 19 febbraio 2026 interviene in maniera sostanziale sull’annosa questione della conservazione della documentazione probatoria, rispondendo anche a un’esigenza di semplificazione e riduzione dell’impatto ambientale legato all’uso della carta termica -6-7. L’articolo 8 del decreto, come si legge nei comunicati ufficiali, elimina l’obbligo, precedentemente previsto dall’articolo 2220 del codice civile, di conservare per dieci anni le ricevute cartacee rilasciate dai Pos a seguito di un pagamento elettronico, in quanto tali documenti, privi di natura contabile e non necessari alla redazione del bilancio o della dichiarazione dei redditi, assolvevano di fatto a una mera funzione di prova dell’avvenuta transazione, ormai ampiamente superata dalla tracciabilità informatica -4-9. D’ora in avanti, la prova dell’avvenuto pagamento, laddove necessaria per giustificare una spesa o per accedere a detrazioni fiscali in sede di dichiarazione dei redditi, potrà essere fornita direttamente dal documento commerciale, vale a dire dallo scontrino o dalla fattura emessi dal registratore telematico, a patto che quest’ultimo rechi l’indicazione della modalità di pagamento utilizzata e del relativo importo, un’informazione che proprio il nuovo collegamento tra i sistemi contribuirà a rendere automaticamente disponibile e certificata -3-7.

Le sanzioni per chi non si adegua al nuovo sistema integrato

Il quadro normativo che si va delineando, complesso ma organico nella sua architettura, prevede naturalmente un sistema sanzionatorio pensato per disincentivare comportamenti omissivi o inesatti, ricalcando per molti aspetti le pene già contemplate per le violazioni in materia di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi -1-8. La legge di Bilancio 2025 ha infatti esteso l’applicabilità delle sanzioni amministrative, che vanno da un minimo di mille a un massimo di quattromila euro, nonché delle sanzioni accessorie come la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per un periodo che può variare da quindici giorni fino a due mesi, proprio ai casi di mancato rispetto dell’obbligo di collegamento tra registratore telematico e Pos -1-10. Un ulteriore profilo di responsabilità riguarda poi la corretta e completa memorizzazione e trasmissione dei dati: per ogni singola violazione relativa all’invio omesso o infedele dei dati relativi ai pagamenti elettronici, è prevista una sanzione di cento euro, con un limite massimo di mille euro per ciascun trimestre, a sottolineare l’attenzione del fisco sulla puntuale e corretta certificazione di ogni operazione -1. L’obiettivo perseguito dal legislatore con questa stretta, che si avvale della leva tecnologica per creare un flusso continuo e interconnesso di informazioni, è quello di permettere all’Amministrazione finanziaria di incrociare i dati relativi agli incassi giornalieri certificati dai registratori telematici con quelli provenienti dalle transazioni elettroniche comunicate dai prestatori di servizi di pagamento, rendendo così immediatamente evidenti e quindi facilmente contestabili eventuali scostamenti o anomalie -8.